centrum mediacji i arbitrażu

REGULAMIN
POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO W CENTRUM MEDIACJI I ARBITRAŻU POLPIG

§ 1 Postanowienia wstępne
1. Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania mediacyjnego w Centrum Mediacji i Arbitrażu POLPIG zwanego dalej jako: „Centrum”
2. Pojęciom określonym w niniejszym Regulaminie nadaję się następujące znaczenie:
a. Regulamin – oznacza niniejszy dokument
b. Mediator – oznacza mediatora działający w imieniu Centrum
c. Strona– oznacza osobę lub podmiot pozostającą w sporze,
d. Uczestnik– oznacza osobę lub podmiot biorący udział w mediacji,
e. Pełnomocnik – oznacza osobę lub podmiot, którym Strona/Uczestnik udzielił umocowania do reprezentowania ich w mediacji
f. Pełnomocnik procesowy – oznacza radcę prawnego, adwokata, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego ustanowionego w sprawie przed sądem powszechnym, sądem administracyjnym lub sądem polubownym, który skierował sprawę do mediacji.

§ 2 Wszczęcie mediacji
1. Mediację na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie wszczyna się:
a. Na zgodny wniosek Stron o przeprowadzenie mediacji
b. Jeżeli jedna ze Stron złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji a druga Strona w terminie 14 dni od doręczenia jej kopii tego wniosku przez Centrum poinformowała o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie mediacji – brak zgody drugiej Strony w określonym terminie powoduje, że sprawę pozostawia się bez rozpoznania
c. na podstawie skierowania sądu powszechnego, sądu administracyjnego, prokuratury lub innego organu państwowego lub samorządu terytorialnego zgodnie z zakresem uprawnień.
2. Postępowanie mediacyjne rozpoczyna się:
a. Z chwilą złożenia przez Strony zgodnego wniosku o przeprowadzenie mediacji wraz z dowodem dokonania opłaty administracyjnej w wysokości określonej w taryfie opłat obowiązującej w dniu złożenia wniosku, określonej w par. 7
b. W każdym innym przypadku niż określony w pkt. a powyżej z chwilą wyrażenia zgody na mediację przez wszystkie Strony oraz pod warunkiem uiszczenia pełnej opłaty przez Strony w wysokości określonej w taryfie opłat obowiązującej w dniu złożenia wniosku.
3. W przypadku braku wniesienia pełnej opłaty w terminie określonym przez Centrum, postępowanie mediacyjne uważa się za niewszczęte. W przypadku niewszczęcia postępowania, Stronom na ich żądanie zwraca się złożone w Centrum pisma i dokumenty dotyczące sprawy spornej.
4. W przypadku mediacji ze skierowania sądowego do wszczęcia mediacji stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu postępowania cywilnego i kodeksu cywilnego.

§3 Wniosek o przeprowadzenie mediacji
1. Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
a. oznaczenie Stron oraz ich pełnomocników, jeżeli tacy zostali ustanowieni, wraz z ich adresami korespondencyjnymi oraz innymi danymi kontaktowymi, w tym numer telefon oraz adres poczty elektronicznej (telefon, adres email);
b. zwięzły opis przedmiotu sporu;
c. określenie wartości przedmiotu sporu
d. wskazanie osoby mediatora, jeżeli został uzgodniony wcześniej przez Strony, lub wniosek o wskazania osoby Mediatora przez Centrum
e. oświadczenia stron o zapoznaniu się i akceptacji treści Regulaminu;
2. Do wniosku należy załączyć kopię umowy o mediację – jeżeli Strony zawarły taką umowę na piśmie.
3. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie odpowiada wymaganiom określonym w ustępie 1, przedstawiciel Centrum wzywa Stronę do uzupełnienia braków w określonym terminie, nie krótszym niż 7 dni. Wezwanie o którym mowa może zostać przekazane na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy lub za pośrednictwem operatora pocztowego (listem poleconym).

§4 Wyznaczenie mediatora
1. Mediację prowadzi Mediator z ramienia Centrum wyznaczony przez Strony. Po przyjęciu wniosku o mediacją Centrum zawiadamia o tym Strony mediacji i może wyznaczyć osobne spotkania proceduralne ze stronami w ciągu pięciu 7 dni w celu określenia przedmiotu mediacji, wyboru mediatora i dokonania opłaty administracyjnej, określonej w par. 7.
2. Centrum przedstawia Stronom listę mediatorów dla wspólnego wyboru mediatora. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia co do wyboru, Mediator zostanie wyznaczony przez Centrum.
3. Mediator niezwłocznie potwierdza przyjęcie lub odmowę funkcji mediatora w określonej sprawie, niż później niż w terminie trzech dni.
4. Na każdym etapie trwania mediacji, Strony mogą wnieść o zmianę mediatora.
5. Mediator powinien być bezstronny i niezależny przez cały czas trwania postępowania mediacyjnego oraz bezzwłocznie ujawnić stronom wszelkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i niezależności.

§5 Przebieg postępowania mediacyjnego
1. Postępowanie mediacyjne prowadzi się w siedzibie Centrum lub w innym miejscu uzgodnionym przez Strony i Mediatora.
2. Za zgodą Stron, mediacja może być też prowadzona w wykorzystaniem technologii komunikowania się na odległość.
3. Na pierwszym spotkaniu, które może mieć jednocześnie charakter organizacyjny, Strony i Mediator podpisują zakres i warunki mediacji, zawierające:
a. opis stron,
b. nazwisko mediatora,
c. przedmiot mediacji,
d. opłatę mediacyjną i sposób płatności,
e. datę rozpoczęcia i przewidywaną datę zakończenia mediacji.
4. Mediator prowadzi mediację w sposób, jaki uzna za właściwy, z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, zasad etyki, Regulaminu i umowy Stron, kierując się w szczególności zasadami bezstronności, neutralności, poufności oraz dobrowolności mediacji.
5. Mediator może w trakcie mediacji sporządzać notatki na własny użytek. Z chwilą zakończenia mediacja Mediator zobowiązany jest zniszczyć notatki.
6. Mediator nie może być pełnomocnikiem stron w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym dotyczącym przedmiotu mediacji.
7. Mediator powinien dołożyć starań, aby Strony porozumiały się podczas pierwszego posiedzenia wspólnego.
8. Mediator może komunikować się z uczestnikami mediacji na posiedzeniach wspólnych, na posiedzeniach odrębnych, telefonicznie, poprzez pocztę elektroniczną, programy do bezpośredniej komunikacji
9. Postępowanie mediacyjne jest poufne. Strony i Mediator, a także organy i pracownicy Centrum są w szczególności obowiązani do nieujawniania osobom trzecim treści propozycji ugodowych lub innych oświadczeń składanych w postępowaniu mediacyjnym, w szczególności:
a. stanowisk lub sugestii wyrażonych przez drugą Stronę co do możliwego rozwiązania sporu
b. ustępstw uczynionych przez drugą Stronę w trakcie postępowania mediacyjnego
c. propozycji złożonych lub poglądów wyrażonych przez Mediatora
d. faktu, że druga Strona wyrażała zamiar przyjęcia propozycji, co do sposobu polubownego zakończenia sporu, lub takiego zamiaru nie wyrażała.
10. W toku postępowania mediacyjnego Strony mogą korzystać z pomocy tłumaczy oraz ekspertów, w przypadku gdy dla sprawnego prowadzenia postępowania wymagane są wiadomości specjalistyczne. Tłumacza wskazuje przedstawiciel Centrum, zaś osobę eksperta ustalają między sobą Strony. Koszty z tym związane ustalane są indywidualnie w każdej sprawie oraz rozliczne jako wydatki.

§6 Zakończenie postępowania mediacyjnego
1. Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:
a. zawarcia przez Strony ugody przed Mediatorem;
b. zawiadomienia złożonego przez Stronę, że rezygnuje ona z mediacji;
c. pisemnego zawiadomienie Stron przez Mediatora, że w jego opinii mediacja nie doprowadzi do rozwiązania sporu;
d. zakończenia mediacji stosowanie do postanowień umowy o mediację.
2. Z przebiegu postępowania mediacyjnego Mediator sporządza protokół z mediacji, w którym oznacza się:
a. miejsce i czas prowadzenia mediacji oraz liczbę odbytych posiedzeń;
b. imiona i nazwiska (nazwy) Stron oraz Mediatora jak i innych osób biorących udział w mediacji;
c. wynik postępowania.
3. Jeżeli Strony zawarły ugodę przed Mediatorem, jej treść podpisaną przez Strony i Mediatora dołącza się do protokołu.
4. Odpisy protokołu z mediacji doręcza się Stronom.

§ 7. Cennik
1. W związku ze skierowaniem wniosku o przeprowadzenie mediacji a następnie prowadzoną mediacją, Centrum pobiera następujące opłaty:
a. opłatę administracyjną
b. opłatę mediacyjną
c. zaliczkę na wydatki.
2. Opłatę administracyjną pobiera się od wniosku o mediację i nie podlega ona zwrotowi. Opłata ta wynosi 500,00 zł + VAT.
3. Opłatę mediacyjną pobiera się z tytułu prowadzenia postępowania mediacyjnego:
a. zryczałtowaną opłatę mediacyjną w kwocie 500,00 zł plus VAT pobieraną od każdej ze Stron – za 3 pierwsze godziny mediacji;
b. godzinową opłatę mediacyjną w kwocie 250,00 plus VAT pobieraną po połowie od każdej ze Stron – za każdą kolejną godzinę mediacji.
4. Stawka godzinowa obejmuje przygotowanie się Mediatora do postępowania, prowadzenie spotkań mediacyjnych oraz zakończenie postępowania. Czas podróży na mediację poza siedzibę Centrum określa się wraz ze Stronami ryczałtowo, a zwrot kosztów podróży na sesje mediacyjne poza siedzibą Centrum następuje po przedstawieniu odpowiednich dokumentów. Koszty te pokrywane są po połowie przez Strony, chyba, ze Strony inaczej się umówią.
5. Wszystkie opłaty uiszcza się na rachunek bankowy wskazany przez Centrum.
6. Strony mogą się umówić również w ten sposób, że jedna ze Stron poniesie koszty całości postępowania mediacyjnego, co jednak nie ma wpływu na zasadę neutralności i bezstronności mediatora.
7. W przypadku rezygnacji przez jedną ze Stron z mediacji do pierwszego posiedzenia mediacyjnego, opłata administracyjna nie podlega zwrotowi. Pozostałe wpłaty Centrum zwraca Stronom.
8. Pobiera się zaliczki na wydatki związane z kosztami posiedzeń i sesji poza Poznaniem oraz wynagrodzenia tłumaczy. Wysokość zaliczki określa Centrum, a Strony wnoszą je po połowie.
9. Po zakończeniu postępowania mediacyjnego Strony otrzymują od Centrum fakturę VAT, uwzględniającą poniesione koszty, w tym opłaty oraz ewentualne wydatki.
10. Za wniesienie kosztów mediacji Strony są odpowiedzialne solidarnie, przy czym o ile Strony nie uzgodniły na piśmie inaczej, koszty mediacji obciążać będą każdą ze Stron w równych częściach.
11. W przypadku mediacji skierowanej przez sąd, wysokość opłat określa się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym. Jeżeli jednak wolą Stron, mediacja zostanie rozszerzona poza przedmiot sporu zakreślony w sprawie sądowej, obowiązują opłaty określone w Regulaminie, z wyłączeniem opłaty administracyjnej.
12. Faktura VAT za przeprowadzoną na podstawie niniejszego Regulaminu mediację zostanie wystawiona przez Marka Turczę, prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą: MAREK TURCZA KANCELARIA RADCÓW PRAWNYCH, ul. Szopkarzy 2 lok. 37, 31-228 Kraków, NIP: 9451892838.

§8. Postanowienia Końcowe
1. Postępowanie mediacyjne jest całkowicie poufne dla wszystkich Stron i Mediatora, i żadne okoliczności i stwierdzenia poczynione w mediacji nie mogą być ujawnione przez uczestników bez zgody obu stron lub wymagane przez prawo.
2. Mediator i Centrum nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników mediacji w związku z działaniami lub zaniechaniami w mediacji, podjętej, rozpoczętej w całości lub części na podstawie niniejszego Regulaminu.