Osoby prowadzące działalność gospodarczą, osoby zarządzające większymi lub mniejszymi firmami zapewne niejednokrotnie doświadczyły sporu z partnerem biznesowym. Każda osoba, która znajdowała się w takiej sytuacji wie, jak dużo czasu, kosztów, ale też emocji pochłania taki konflikt. Przed wdaniem się w spór sądowy każdy przedsiębiorca powinien rozpoznać sytuację prawną oraz sytuację ekonomiczną. Można zadać sobie zatem pytanie dlaczego większość przedsiębiorców decyduje się na spór sądowy, zamiast szukać innych – tańszych, szybszych, efektywniejszych sposobów rozwiązania konfliktu. Kolejnym aspektem, który wydaje się, że przedsiębiorca winien wziąć pod uwagę, to długofalowa współpraca, dobre relacje. Oczywistym jest, że prowadzący lub zarządzający firmą nie są w stanie uniknąć sporów. Zatem przedsiębiorca zamiast walczyć, egzekwować, udowadniać swoje racje, może spróbować zarządzać konfliktem zewnętrznym.

Z jakimi najczęściej konfliktami zewnętrznymi spotyka się przedsiębiorca? 

Są to, niezapłacone faktury, opóźnienia w dostawie, wadliwe wykonanie usługi. Co przedsiębiorca robi w takiej sytuacji – najczęściej wzywa swojego kontrahenta do zapłaty, dostawy, naprawienia wad. Druga strona w zależności od swojego stanowiska bądź: zaprzecza, tłumaczy się, prosi o przedłużenie terminu, podejmuje negocjacje. Często są to wystarczające czynności/środki, aby spór zażegnać i nawet w dalszym ciągu współpracować.

Jeżeli jednak te sposoby nie przyniosą efektów, przedsiębiorca najczęściej decyduje się na postępowanie sądowe, które w polskich warunkach trwa dosyć długo, a egzekucja wyroku często bywa nieefektywna. Natomiast w sam proces sądowy zaangażowane są osoby trzecie, kancelarie prawne, rzeczoznawcy, co generuje dodatkowe koszty dla przedsiębiorcy. Przed wdaniem się w spór sądowy zarządzający przedsiębiorstwem powinien zatem wziąć pod uwagę alternatywne metody rozwiązywania sporów – ADR (ang. Alternative Dispute Resolution). Do ADR zalicza się przede wszystkim mediację oraz arbitraż (w Polsce zwany sądem polubownym), które można zaliczyć do skutecznych i nowoczesnych metod zarządczych.

Przedsiębiorca dąży do osiągnięcia stawianych sobie celów biznesowych, tj.: do osiągnięcia zysku, zdobycia danego rynku, zbudowania marki firmy lub produktu, osiągnięcia określonych obrotów, wprowadzenie innowacji. Każdy zarządzający w bardziej lub mniej naukowy sposób ocenia/oszacowuje ryzyko i szanse na powodzenie. Jednak przede wszystkim świadomie lub nie, dokonuje analizy słabych i mocnych stron danego przedsięwzięcia, z uwzględnieniem zasobów i zagrożeń wewnątrz firmy oraz na zewnątrz firmy. Prowadzenie firmy to funkcjonowanie w otoczeniu innych przedsiębiorców oraz wchodzenie z nimi w interakcje, nawiązywanie dłuższej lub krótszej współpracy. Relacje biznesowe kształtowane są z kolei nie tylko przez czynniki względnie obiektywne wynikające z rachunku zysków i strat, ale również przez takie czynniki jak osobowość, temperament, odporność psychiczna, atrybucje, stereotypy, ambicje, zdarzenia rodzinne (np.: choroba, problemy z dzieckiem).

Sądowe rozstrzyganie sporu 

W przypadku sporu rozstrzyganego w toku postępowania sądowego ze względu na obowiązujący formalizm procedowania niuanse relacji biznesowej oraz przesłanki podejmowanych przez przedsiębiorców decyzji nie mogą być w pełni wzięte pod uwagę. Bowiem po wszczęciu sporu przed sądem powszechnym:
1. Spór zostaje zawężony do tzw. przedmiotu sporu, co oznacza że nie wszystkie wątki wynikające z relacji biznesowej mogą być wzięte pod uwagę,
2.Przedsiębiorca jest zmuszony do uwzględnienia kosztów procesu (np. poprzez utworzenie stosownej rezerwy, skorygowanie planu biznesowego) w perspektywie 3-5 lat,
3. Blokowane są kwoty odpowiadające opłacie sądowej, z reguły stanowiącej 5% wartości przedmiotu sporu,
4. Przedsiębiorca musi uwzględnić zasoby osobowe i czasowe – przygotowanie dokumentów, w tym dokumentów źródłowych, przygotowanie merytoryczne, apelacja, egzekucja,
5. Zaangażowane zostają osoby trzecie, m.in. kancelaria prawna, rzeczoznawca, biegły, świadkowie,
6. Postępowanie przed sądem powszechnym co do zasady jest jawne, co oznacza że zawsze może się pojawić publiczność na sali rozpraw,
7. Przedsiębiorca musi i tak rozwiązać problem jeszcze przed wyrokiem, np. naprawić we własnym zakresie wadliwą usługę, uwzględnić niezapłaconą fakturę w bilansie, wziąć kredyt, aby zachować płynność finansową itp.
8. Pojawiają się emocje, które utrudniają trafną i obiektywną ocenę sytuacji (złość, frustracja, lęki, depresja),
9. Podmioty będące w sporze zaczynają wzajemnie psuć sobie markę poprzez wydawanie negatywnych ocen, deprecjonowanie, oczernianie w rozmowach z innymi przedsiębiorcami z branży,
10. Z reguły następuje ostateczne zerwanie relacji, brak możliwości dalszej współpracy pomiędzy skonfliktowanymi przedsiębiorcami.

Zalety mediacji, o których powinien wiedzieć przedsiębiorca 

Alternatywą dla pozwu złożonego w sądzie powszechnym jest wniosek o wszczęcie mediacji.

Najważniejsze zalety mediacji to:
► szybkość zakończenia konfliktu;
► możliwość uregulowania wzajemnych relacji w szerszym aspekcie;
► dobrowolność;
► poufność postępowania;
► oszczędność kosztów;
► brak zbędnego formalizmu;
► elastyczność w wyznaczaniu miejsca i terminu spotkania mediacyjnego;
► zindywidualizowany kontakt stron;
► brak koncentracji na jednostkowej wygranej jednej ze stron (zasada win- win);
► możliwość zachowania dobrych relacji i dalszej współpracy skonfliktowanych stron (np. przedsiębiorców);
► trwałość uzgodnień mediacyjnych – ugoda zawarta przed mediatorem po zatwierdzeniu przez sąd ma walor ugody sądowej.

Szybkość rozwiązania sporu powinna być jednym z priorytetów w relacjach gospodarczych – w myśl zasady „czas to pieniądz”. Z praktyki mediatora można wskazać, że są to przeciętnie 3-5 spotkania odbywające się w okresie do 3 miesięcy. Pierwsze dwa spotkania są tzw. spotkaniami odrębnymi podczas których każda ze stron przedstawia swój punkt widzenia na sprawę. Kolejne spotkanie/spotkania są posiedzeniami wspólnymi skonfliktowanych stron.

Mediacja pomaga chronić dobre imię firmy 

Należy mieć na uwadze, że przedsiębiorstwo, to nie tylko dobra materialne i pieniądze, to też dobra marka, pozycja na rynku, strategie, zasoby ludzkie, a to z kolei opinia o pracodawcy. Wydaje się zatem, iż dobry menedżer powinien wybrać narzędzie, które w jak najmniejszym stopniu może zaszkodzić wizerunkowi firmy. Mediator zobowiązany jest do zachowania tajemnicy, co oznacza, że o sporze wiedzą tylko kontrahenci i mediator (chyba, że mediacja nastąpiła w toku postępowania sądowego). Dodatkowo nic, co się dzieje podczas mediacji nie podlega protokołowaniu, nagrywaniu, a propozycje, które padają podczas mediacji nie mogą być wykorzystywane przeciwko drugiej stronie. W praktyce może to oznaczać, m.in. dobrze znaną menedżerom technikę „burzy mózgów”.

W mediacji gospodarczej najważniejszy jest efekt, a nie formalności 

Zarządzającym firmom powinno także zależeć na efektywności podejmowanych działań. Uprawnionym wydaje się pogląd, że za działania efektywne można uznać takie, na które osoba działająca ma realny wpływ. Uczestnictwo w mediacji daje tę możliwość ze względu na odformalizowanie i elastyczność. Po pierwsze spotkania/posiedzenia mediacyjne są umawiane, a nie wyznaczane, to zaś pozwala dostosować czas poświęcony na mediacje do kalendarza obu skonfliktowanych stron. Po drugie spotkania odbywają się na gruncie neutralnym, tj. u mediatora w atmosferze sprzyjającej swobodnej rozmowie, otwarciu, poczuciu bezpieczeństwa, kreatywności. Podczas posiedzeń możliwe są przerwy „na ochłonięcie z emocji”, naradzenie się, „złapanie” dystansu. W zależności od potrzeb mediator wykorzystuje różne techniki, m.in.: moderuje rozmowę, porządkuje wypowiedzi/pomysły z wykorzystaniem np. flipcharta, rozmawia osobno z każdą ze stron. Jeżeli skonfliktowani przedsiębiorcy mają swoje siedziby znacznie od siebie oddalone możliwe są posiedzenia mediacyjne w formie wideokonferencji. Dodatkowo wątki sporu, które nie wymagają osobistego uczestnictwa mogą być ustalane za pośrednictwem poczty elektronicznej i telefonów.

Dzięki mediacji strony mogą zachować relacje biznesowe 

Rozwiązanie sporu w toku mediacji pozwala zachować dobre relacje, a nawet daje perspektywę dalszej współpracy. Dlaczego tak się dzieje? Przede wszystkim dlatego, że mediacja nie polaryzuje przedsiębiorców, nie stawia ich w opozycji do siebie, bowiem w mediacji nie ma powoda i pozwanego. Są osoby/podmioty będące w trudnej sytuacji, w konflikcie. Sytuacja konfliktowa nie jest osądzana, mediator żadnemu z przedsiębiorców nie przyznaje racji, dowody są istotne tylko o tyle, o ile pozwalają stronom wzajemnie zrozumieć własne stanowiska (nie są oceniane przez mediatora). Strony mogą zachować „twarz”, wyjaśnić sobie, co było powodem sporu, np. niezapłacenie faktury z reguły nie jest wynikiem złej woli, lecz wynika z innych przyczyn, m.in. z problemów z płynnością finansową. Z kolei wadliwe wykonanie usługi może być spowodowane brakiem właściwego porozumienia, co do specyfikacji zamawianej usługi, np.: w procesie inwestycyjnym występuje wielość podmiotów – inwestor, projektant, główny wykonawca, podwykonawcy – wiele uzgodnień dokonywanych jest ustalanych na bieżąco, w bezpośredniej rozmowie, następnie uzgodnienia te przekazywane są dalej. Z reguły wszystko na koniec inwestycji udaje się „spiąć”, jednak nie zawsze. Dlatego brak umiejętności tzw. aktywnego słuchania, parafrazowania, potwierdzania może bardzo łatwo doprowadzić do nieporozumienia, a od nieporozumienia do szkody i sporu już bardzo niedaleka droga.

Obiektywny mediator pomaga znaleźć rozwiązanie sporu satysfakcjonujące obie skonfliktowane strony 

Należy również podkreślić, że bardzo często w toku mediacji pojawia się też wątek osobisty – ambicjonalne podejście do sprawy, wstyd, niechęć do przyznania się, że usługa została jednak wykonana niezgodnie ze sztuką, charakterologiczna potrzeba postawienia na swoim, paraliżujący lęk przed konsekwencjami popełnionych błędów, powodujący, że strona unika kontaktu z kontrahentem. Czasami trudno jest przyznać Nam się do błędu, przyjąć krytykę, spróbować spojrzeć na sprawę z boku, bądź z perspektywy oponenta. Mamy też tendencję do dokonywania pewnych uogólnień, m.in.: tłumaczymy zachowanie naszego oponenta jego cechami charakteru, abstrahując od okoliczności zewnętrznych, zaś analizując własne zachowanie tłumaczymy je przede wszystkim w oparciu o przesłanki zewnętrzne pomijając aspekty własnych cech osobowości. Mediator pomaga oddzielić emocje od przedmiotu sporu, pomaga spojrzeć z boku na problem, „wejść w czyjeś buty”, zachować „twarz”. To z kolei pozwala na kreatywność, poszukiwanie rozwiązań, przekraczanie schematów myślowych „albo, albo”.

Warto pamiętać, że mediacja to oszczędność czasu i pieniędzy 

Kolejną kwestią, którą zarządzający firmą powinien brać pod uwagę, to koszty postępowania. Mediacja jest najtańszą formułą rozwiązania sporu. W zależności od mediatora/ośrodka mediacyjnego cena za mediację ustalana jest: jako procent wartości przedmiotu sporu, ryczałt za ustaloną liczbę spotkań, stała kwota za godzinę pracy mediatora (tytułem wyjaśnienia należy wskazać, że w przypadku mediacji w toku postępowania sądowego koszty procesu obejmują również wynagrodzenie i wydatki mediatora określone w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości). Koszt uruchomienia postępowania sądowego i przeprowadzenie procesu do końca (co najmniej do drugiej instancji) jest znacząco wyższy. Wydaje się, że dyrektor, właściciel przedsiębiorstwa przed wdaniem się w spór sądowy winien oszacować zarówno koszt, jak i prawdopodobieństwo zwrotu poniesionych wydatków, tj. wygrania sprawy. Porównując koszty postępowania sądowego i koszty postępowania mediacyjnego nie ulega wątpliwości, że mediacja jest zdecydowanie bardziej opłacalna dla skonfliktowanych stron.

Nie bez znaczenia jest również długofalowa strategia rozwoju firmy. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba konfliktów z kontrahentami będzie się zwiększać, zatem wygranie kilku procesów sądowych w żaden sposób nie wydaje się skuteczną wskazówką dla uzyskania efektywnej i satysfakcjonującej współpracy, bądź konstruktywnej konkurencji z innymi przedsiębiorcami. Przedsiębiorca/menedżer rozważając wybór strategii winien wziąć pod uwagę bądź rozwój działów windykacyjnych, bądź położenie większego nacisku na rozwijanie zarządzania konfliktem zarówno wewnętrznym (np. mediacje pracownicze), jak i zewnętrznym (np. mediacje konsumenckie, mediacje gospodarce, arbitraż).

Podsumowanie 

Rozwój mediacji jest nieunikniony, tak ze względu na szybkość transakcji, jak i poziom skomplikowania usług. Aby płynnie i bezpiecznie prowadzić biznes koniecznym będzie rozwiązywanie sporów bez udziału sądownictwa. Uprawnioną wydaje się hipoteza, że odmowa korzystania z alternatywnych metod rozwiązywania sporów, będzie uznawane w niedalekiej przyszłości za działanie wykraczające poza akceptowalne granice ryzyka w biznesie i zarządzaniu.